Kaum eine Tätigkeit verlangt ein so hohes Level an Multitasking, wie die eines Social-Media-Managers, bzw. einer Social-Media-Managerin. Schließlich erfordert dieser Beruf die parallele Verwaltung von mehreren Social Media Accounts auf unterschiedlichen sozialen Netzwerken. Bei all diesen simultanen Social-Media-Manager-Aufgaben strukturiert zu bleiben und den Überblick zu behalten, ist alles andere als einfach.

Ich hatte damit jedenfalls in meiner Anfangszeit als Social-Media-Managerin einige Schwierigkeiten. Aber dann konnte ich mit der Zeit endlich eine optimale Routine entwickeln, mit der sich nicht nur meine Produktivität, sondern auch die Performance meiner Social-Media-Aktivitäten extrem gesteigert hat. Seitdem ich dieser Routine folge, hat meine Karriere als Social-Media-Managerin einen drastischen Aufschwung erlebt und ich konnte unser Marketing-Team von der Wichtigkeit von Social Media und dessen direkten Impact auf den Unternehmenserfolg überzeugen. 

In diesem Artikel werde ich Ihnen deshalb genau zeigen, wie ich meinen Tagesablauf strukturiere, damit auch Sie effizienter arbeiten und in Ihrer Karriereentwicklung als Social-Media-Manager:in einen Gang nach oben schalten können.

Was sind typische Social-Media-Manager-Aufgaben?

Der Alltag von einem Social-Media-Manager, bzw. von einer Social-Media-Managerin kann je nach den laufenden Kampagnen und auch je nach zu betreuendem Kunden sehr unterschiedlich aussehen, weshalb der Aufgabenbereich ziemlich groß ist. So gehören zu meinen typischen Aufgaben als Social-Media-Managerin von Agorapulse beispielsweise:

Bestimmt haben Sie alle, oder zumindest viele dieser Tasks auch auf Ihrer täglichen To-do-Liste stehen und wissen manchmal gar nicht so recht, wo Sie überhaupt anfangen sollen? Dann wird Ihnen meine entwickelte Routine auf jeden Fall dabei helfen, in Zukunft strukturierter und effizienter zu arbeiten, um so die Ziele Ihres Unternehmens oder Ihrer Klient:innen erfolgreich zu realisieren!

Mit Agorapulse die Social-Media-Manager-Aufgaben effizient bewerkstelligen

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick aller anstehenden Aufgaben

Bevor ich anfange, mich auf die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben zu stürzen, gehe ich alle anstehenden Tasks einmal der Reihe nach durch. Dabei achte ich vor allem auf alle zeitintensiven Social-Media-Manager-Aufgaben, wie Facebook Live-Events oder Twitter Chats. 

Je nachdem, ob ich dabei der Host oder nur ein Teilnehmer bin, plane ich mir direkt entsprechend viel Zeit für die Vorbereitung mit ein.

Für alle anstehenden Events setze ich mir dann eine Erinnerung in meinen Kalender. Wenn bei mir etwas besonders Wichtiges ansteht, wie ein Kund:innengespräch oder ein Livestream, setze ich mir außerdem immer noch einen zusätzlichen Handyalarm. Obendrein plane ich auch immer einen kleinen Zeitpuffer für den Fall mit ein, dass eine Aufgabe mal länger dauern sollte, als gedacht.  

Bei der täglichen Planung und Organisation meiner Social-Media-Manager-Aufgaben ist Todoist für mich mittlerweile unverzichtbar geworden. Das Tool sortiert nämlich nicht nur meine To-do-Listen automatisch, sondern kann diese auch in verschiedenen Ansichten, wie Heute, Demnächst oder mit individuellen Filtern anzeigen. Dadurch habe ich meine wichtigsten Aufgaben immer im Blick und bin bestens organisiert.

2. Checken Sie neue Nachrichten von Ihren Kund:innen oder Kolleg:innen

Als Nächstes kontrolliere ich meine E-Mails sowie Messaging-Apps und halte dabei vor allem nach wichtigen Mitteilungen oder Anliegen von Kund:innen sowie Kolleg:innen Ausschau. 

Dabei ist es die effizienteste Vorgehensweise, auf alle Angelegenheiten sofort zu reagieren, die entweder besonders dringend sind, wie ein Kampagnen-Update, oder die sich besonders schnell erledigen lassen, wie eine Besprechungsanfrage. Die restlichen Nachrichten markiere ich vorerst nur und bearbeite sie dann innerhalb der nächsten 24 Stunden.

Ein kleiner Trick, der mir sehr dabei geholfen hat, als Social-Media-Managerin fokussierter zu arbeiten: Nach der ersten Kontrolle schließe ich meine E-Mails und Messaging-Apps direkt wieder. Dadurch kann ich mich komplett auf meine jeweilige Aufgabe konzentrieren und mein Workflow wird nicht ständig durch eine neue Benachrichtigung unterbrochen.

3. Überprüfen Sie bezahlte Social-Media-Kampagnen

Nachdem ich meine anstehenden Aufgaben des Tages sowie meine Nachrichten überprüft haben, öffne ich meine Social-Media-Dashboards.

Dabei richte ich mein Hauptaugenmerk natürlich auf die Performance meiner bezahlten Kampagnen. Ich suche also beispielsweise nach ungewöhnlichen Veränderungen der Impressionen sowie Conversions. Um kleinere Probleme kümmere ich mich sofort, umfangreichere Anpassungen vermerke ich für später auf meiner To-do-Liste. 

So nehme ich alle Gebots- oder Budgetanpassungen bei Kampagnen sofort vor. Copywriting oder andere kreative Social-Media-Manager-Aufgaben, sowie eine eingehende Zielgruppenanalyse hebe ich mir dagegen für den Nachmittag auf. Denn dann werde ich weniger abgelenkt und kann fokussierter arbeiten. 

LESE-TIPP: Sie möchten wissen, wie Sie auf TikTok Werbung schalten können? Dann ab mit Ihnen zu unserem Blogartikel.

4. Reagieren Sie auf Benachrichtigungen und interagieren Sie mit Ihrem Publikum

Als Nächstes schaue ich mir alle Benachrichtigungen von meinen Social-Media-Profilen an. Ich nutze dafür die Social Inbox von Agorapulse, mit der ich alle Direct Messages und Benachrichtigungen aus den verschiedenen sozialen Medien ganz einfach von einem Ort aus verwalten und beantworten kann.

Ich beginne dabei immer mit dem, was mir am wichtigsten erscheint, wie beispielsweise der Moderation des Kommentarbereichs von einem viralen Beitrag. Anschließend kümmere ich mich um Beiträge, in denen meine Klient:innen verlinkt wurden und beantworte alle DMs. Mein Ziel ist es generell immer, nichts unbeantwortet zu lassen.

Anschließend plane ich mir noch weitere Zeiten verteilt auf den Tag ein, um auf Fragen und Kommentare zu antworten. Durch das Festlegen von festen Zeiten, können Sie fokussierter und produktiver arbeiten, weil Sie nicht von neuen Benachrichtigungen abgelenkt werden.

Eine weitere Sache, die Sie sich zur Angewohnheit machen sollten, um immer effizienter zu werden, ist es, repetitive Social-Media-Manager-Aufgaben so gut es geht zu automatisieren, bzw. zu delegieren.

Sie können beispielsweise viel Zeit sparen, indem Sie automatische Antworten auf Fragen erstellen, die Ihnen häufig in DMs oder Kommentaren gestellt werden. Ebenfalls sollten Sie die Moderation Ihres Kommentarbereichs so gut es geht automatisieren.

Ich lasse außerdem die Nachrichten von neuen Leads automatisch kennzeichnen, damit ich noch effizienter arbeiten kann.

5. Kontrollieren Sie Ihre Hashtags

Als Nächstes steht die Überprüfung von meinen getrackten Hashtags und Keywords auf dem Programm. Dazu öffne ich mein Social-Media-Monitoring-Dashboard und starte mit meinen Marken- oder Kampagnen-Hashtags. Anschließend sehe ich mir die Hashtags der Branche sowie der Konkurrenz an.

Bringen Sie sich unter Beiträgen in Konversationen ein, oder folgen Sie relevanten Accounts. Machen Sie sich entsprechende Notizen, um zeitaufwendige Social-Media-Manager-Aufgaben später anzugehen. 

Immer wenn ich auf User-generated-Content stoße, den ich teilen möchte oder ein neues Trend-Thema identifizieren kann, schreibe ich das auf eine Liste. Sobald ich dann mehr Zeit habe, um Ideen für meinen Content zu sammeln, arbeite ich die einzelnen Punkte auf dieser Liste ab.

6. Folgen Sie neuen Influencern und pflegen Sie bestehende Beziehungen

Ich überprüfe die Aktivitäten von jedem Influencer, mit dem ich zusammenarbeite, täglich und interagiere konsequent mit deren Content.

Dasselbe mache ich auch mit Influencern, mit denen ich in Zukunft zusammenarbeiten möchte. Denn das ist der direkteste Weg, um als Social-Media-Managerin wichtige Beziehungen für zukünftige Kooperationen aufzubauen. 

Suchen und folgen Sie neuen Influencern aus Ihrer Nische und fügen Sie Kampagnenideen Ihrer To-do-Liste hinzu.

TIPP: Wie Sie erfolgreich im Influencer-Marketing durchstarten können, erfahren Sie in unserem Influencer-Marketing-Leitfaden.

7. Überprüfen Sie geplante Inhalte oder veröffentlichen Sie Live-Beiträge

Auch wenn ich meine Inhalte mit dem Beitragskalender von Agorapulse gleichzeitig auf den unterschiedlichen Social-Media-Plattformen automatisiert veröffentliche, überprüfe ich anschließend nochmal jeden Feed, um sicher zu sein, dass alles auch wirklich wie geplant gepostet wurde.

Bei manuell veröffentlichten oder zeitintensiven Beiträgen sollten Sie sich eine Erinnerung in Ihren Kalender einbauen. Planen Sie dabei auch die Zeit ein, die Ihre Kund:innen oder Kolleg:innen brauchen, um sich die Beiträge ebenfalls anzusehen und diese gegebenenfalls zu genehmigen. 

8. Erstellen Sie neuen Content

Sobald ich alle dringenden Aufgaben von meiner Liste gestrichen habe, kann ich mich endlich dem kreativen Aufgabenbereich einer Social-Media-Managerin widmen, der mir persönlich am meisten Spaß macht:

  • Das Schreiben von Copys oder jegliche andere benötigte “Wortfeuerwerke” für den Content der nächsten Woche.
  • Dem Verfassen von (Video-)Skripten oder der Erstellung eines übersichtlichen Ablaufplans für kommende Livestreams.
  • Die Konzeption einer “Shot-Liste” für anstehende Produkt-Shootings, sowie der Organisation des dazu benötigten Equipments.

9. Kuratieren und planen Sie Content

Als Social-Media-Managerin befasse ich mich nicht nur mit der eigenen Erstellung von Inhalten, sondern auch mit der Content-Kuration. Dazu wähle ich Inhalte aus, die für mein Publikum ansprechend und interessant sind. Dabei lege ich auch direkt den Zeitpunkt fest, in dem der Post online gehen soll.

  • Ich verwende Tools wie BuzzSumo oder Quuu, um Inhalte mit einer guten Performance in meiner Nische zu finden.
  • Dann überprüfe ich den User-generated-Content, den ich vorher markiert habe und füge die besten Beiträge zu meinem Social-Media-Redaktionsplan hinzu.
  • Anschließend wechsele ich wieder in mein Social-Monitoring-Dashboard und wähle aktuelle Trendthemen für weitere Recherchen aus. 

Denken Sie daran, mit Ihren Inhalten auch immer für etwas Abwechslung zu sorgen.

10. Analysieren und optimieren Sie Ihre Kampagnen  

Die meisten Social-Media-Manager:innen analysieren ihre Kampagnen maximal einmal pro Woche, manche tun das sogar nur einmal im Monat. Ich habe es mir mittlerweile zur Gewohnheit gemacht, jeden 2. Tag die Performance von meinen Kampagnen mittels Reportings zu überprüfen. Denn dadurch kann ich etwaige Probleme oder Optimierungsmöglichkeiten viel schneller identifizieren, die Kampagnen schneller anpassen und so die Performance meiner Kampagnen ständig verbessern.

Zur Optimierung meiner laufenden Kampagnen gehe ich wie folgt vor:

  • Als Erstes überprüfe ich die Engagement-Rate und Reaktionen meiner letzten Posts. Dabei halte ich nach Auffälligkeiten Ausschau und versuche, die Gründe für eine negative Performance sofort zu beheben. Vor allem dann, wenn ich mich in einer großen Kampagne befinde. 
  • Dann analysiere ich etwaige Schwankungen bei den Followerzahlen. Bei dem Verlust von Followern ist es immer meine oberste Priorität, so schnell wie möglich die Ursache dafür zu identifizieren. So kann ich weitere Verluste verhindern. Wenn die von mir verwalteten Accounts einen starken Followerzuwachs verzeichnen, nutze ich das Momentum, um noch mehr Reichweite zu generieren.
  • Damit ich mit meinen Inhalten so viele Follower wie möglich erreichen kann, ermittle ich auch die beste Zeit zum Posten auf sozialen Netzwerken für jeden meiner Accounts. Der optimale Zeitpunkt kann nämlich je nach Zielgruppe und Social-Media-Plattform sehr unterschiedlich sein. Bei Bedarf aktualisiere ich meinen Redaktionsplan dann noch mit Beiträgen, die dann zur jeweils besten Zeit veröffentlicht werden. 

11. Berechnen Sie den Social-Media-ROI Ihrer Aktivitäten

Es gibt aus unternehmerischer Sicht keine wichtigere Social-Media-Manager-Aufgabe als die Messung des Return on Investments der Social-Media-Aktivitäten. Denn am Ende des Tages kommt es für Ihr Unternehmen oder Ihre Kund:innen nicht darauf an, wie viele neue Likes oder Follower Sie generieren, sondern ob Sie mit Ihrer Arbeit zum Unternehmenserfolg beitragen oder nicht.

Keine andere Metrik kann Ihren Beitrag als Social-Media-Manager zum Unternehmenserfolg eindrücklicher belegen als Ihr Social-Media-ROI. Deshalb sollte es für alle Social-Media-Manager:innen ein Standardprozedere sein, dem Marketing-Team oder den eigenen Kund:innen präzise zu zeigen, welchen Effekt die Aktivitäten in den sozialen Netzwerken überhaupt haben, d.h. welche einzelnen Posts bzw. Kampagnen und Konversationen auf Social Media zu Verkäufen, Leads und Traffic geführt haben.

Die Präsentation Ihres Social-Media-ROIs ist also der direkteste Weg, um Ihr Ansehen im Unternehmen zu steigern und um zu beweisen, dass Ihre Arbeit wichtigere Auswirkungen hat, als nur Likes und Follower zu generieren. Auch wenn Sie bei der nächsten Jahresbudgetplanung mehr Budget ergattern wollen, sollten Sie an erster Stelle mit Ihrem Social-Media-ROI argumentieren.

Mit dem integrierten ROI-Reporting-Feature von Agorapulse kann ich im Handumdrehen professionelle Reports mit genauen Daten erstellen, die den Ansprüchen meines Unternehmens gerecht werden. Dazu werden dank automatisiertem UTM-Tracking relevante Website-Daten und Social-Media-Insights auf dem zentralen Dashboard ansprechend visualisiert. So kann ich als Social-Media-Managerin die Unmengen an Analytics-Daten in anwendbare Erkenntnisse umwandeln und meinen Social-Media-ROI in wenigen Minuten berechnen.

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12. Entwickeln Sie Ihre Social-Media-Strategie

Als vorletzter Punkt steht noch die strategische Planung von Inhalten auf meiner Tagesagenda als Social-Media-Managerin. Dazu sehe ich mir meine jährliche Social-Media-Planung an und treffe Vorbereitungen für bevorstehende Kampagnen. 

Das beinhaltet das Management von Foto- oder Videoaufnahmen, die Erstellung eines Posting-Zeitplans, sowie das Entwerfen von Inhalten und dem Einholen von Input von Stakeholdern.

Eine gute Planung zeichnet sich dadurch aus, weit im Voraus arbeiten zu können. Dadurch haben Sie dann auch die nötige Zeit für eventuelle Anpassungen sowie Genehmigungen.

Aber auch wenn Sie Ihre Kampagnen akribisch im Voraus geplant haben, empfehle ich Ihnen dennoch, dass Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit für deren Kontrolle nehmen. So bekommen Sie ein gutes Gespür für die aktuelle Stimmung in den sozialen Medien.

Bei der Kontrolle meiner Kampagnen notiere ich mir neue Ideen, betreibe Brainstorming zu Kampagnenstrategien und habe dabei immer das Gesamtbild im Blick. So kann ich mein Team bestmöglich bei der Erreichung der Ziele unterstützen.

13. Konsumieren Sie branchenspezifischen Content

Meinen Arbeitstag schließe ich dann mit der Lektüre von branchenrelevanten Newslettern und Podcasts ab. So bleibe ich über aktuelle Trends, Algorithmus-Updates, oder andere für meine Arbeit als Social-Media-Managerin relevante Entwicklungen immer auf dem Laufenden. Das beinhaltet auch die regelmäßige Überprüfung der Aktivitäten der Konkurrenz. 

Meine beiden deutschsprachigen Lieblings-Nachrichtenportale dafür sind „OMR“ und „OnlineMarketing.de“. 

Zudem empfehle ich Ihnen, sich für den „OMR-Newsletter“ anzumelden. Dieser fasst die wichtigsten Schlagzeilen des Tages oder der Woche zusammen. 

Fazit zu meinem Tagesablauf als Social-Media-Managerin

Die tägliche To-do-Liste von einem Social-Media-Manager, bzw. von einer Social-Media-Managerin hängt stark von den ablaufenden Kampagnen sowie den Zielen des Unternehmens oder der betreuten Kund:innen ab. So viele verschiedene Aufgaben und Tätigkeitsbereiche machen es für jeden Social-Media-Manger unverzichtbar, bei der Arbeit strukturiert und fokussiert vorzugehen.

Daher können Sie meine hier vorgestellte Routine als Vorlage und Inspiration für Ihre eigene Arbeit nutzen. Das wird Ihnen dabei helfen, Ihre anfallenden Aufgaben besser zu strukturieren und insgesamt effizienter zu arbeiten. Dadurch werden Sie Ihre Social-Media-Kanäle so schnell wie möglich auf Erfolgskurs bringen.

Ich kann aus eigener Erfahrung nur sagen: Seitdem ich meinen Fokus darauf gelegt habe, meine Zeit und Energie mit Hilfe von Tools besser zu strukturieren, haben meine Social-Media-Aktivitäten richtig an Fahrt aufgenommen.

Daher rate ich Ihnen dasselbe zu tun und sich gerne unsere kostenlose Testversion von Agorapulse anzusehen. Mit der können Sie nämlich all Ihre Social-Media-Profile von einem Ort aus planen, verfolgen und messen, wodurch Sie sich viel Zeit und Arbeit sparen werden und für Transparenz sorgen können.

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