Ein Social-Media-Report muss leicht verständlich und auf seine:n Empfänger:in zugeschnitten sein. Hierzu benötigen Sie die perfekten Metriken. Wie Sie diese finden, einen Report aufbauen und dann automatisiert versenden, erklären wir in diesem Artikel.
Wahrscheinlich sind Sie für mehr als nur die Erstellung von Inhalten, die Überwachung des Engagements und die strategische Ausrichtung zuständig. Sie sind auch für die Berichterstattung, das Reporting Ihrer Ergebnisse verantwortlich. Sie sollten also Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur über Erfolge und Misserfolge und damit einhergehende mögliche Änderungen auf dem Laufenden halten.
Aber wie fasst man die Ergebnisse so zusammen, dass sie die Empfänger:in verstehen können?
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit wenigen Schritten erfolgreich einen Social-Media-Report erstellen.
Kennen Sie die Empfänger:innen
Nicht alle Social-Media-Reports sind gleich. Einige bestehen einzig aus Übersichten, die die Zielerreichung dokumentieren, andere enthalten sehr viele Daten oder ausführliche Erklärungen.
Um zu entscheiden, welche Art von Report Sie verwenden sollten, denken Sie an Ihre Empfänger und daran, ob diese einen beispielsweise analytischen Report auch verstehen können.
- Social Media affine Marketing Manager
Wählen Sie eine detaillierte Auswertung mit einigen Daten. Als Marketingexpert:innen verstehen sie diese Informationen - Vielbeschäftigte Chefs und Manager
Entscheiden Sie sich für einen prägnanten Report mit wesentlichen Leistungskennzahlen (KPIs), wichtigen Erfolgen und Key-Fakten. - Kund:innen, die vor Social-Media-Herausforderungen stehen
Fokussieren Sie sich hier auf “Top-Level-Metriken”. Hiermit gemeint sind Daten, die einen Einblick erlauben, aber zugleich leicht verständlich sind. Außerdem sollten Sie Ihrer Kundschaft bei der Interpretation der Ergebnisse helfen.
Identifizieren Sie die Hauptziele
Identifizieren Sie als nächstes die Ziele, die für Ihr Team am wichtigsten sind, damit Sie wissen, was Sie in Ihren Report aufnehmen sollten.
Gemeinsame Ziele von Social Media:
- Markenbekanntheit (Brand Awareness) erhöhen:
Sowohl kleine als auch große Unternehmen zielen oft darauf ab, die Bekanntheit Ihrer Marke, Produkte und Dienstleistungen zu erhöhen, insbesondere bei ihrer Zielgruppe. - Community aufbauen:
Die Pflege einer Community kann für Unternehmen aller Größenordnungen ein erheblicher Gewinn sein, insbesondere wenn es darum geht, neue Produkte auf den Markt zu bringen oder die Rücklaufquote der Kund:innen zu erhöhen. - Mehr Conversions erzielen:
Vom Gewinn potentieller Käufer:innen bis hin zum Verkauf von Produkten und Dienstleistungen ist die Steigerung der Conversions ein Ziel, das direkt mit dem Return on Investment (ROI) verbunden sein kann. - Kund:innenservice verbessern:
Marken, die Fragen beantworten, auf Beschwerden reagieren und persönliche Beratung über soziale Netzwerke anbieten, können die Zufriedenheit und die Bindung Ihrer Kundschaft steigern.
Wählen Sie die richtigen Metriken für Ihren Social-Media-Report
Neben der Identifizierung von Zielen sollten Sie auch die entsprechenden Metriken definieren, die es Ihnen ermöglichen, den Fortschritt zu messen.
Hier, einige Metriken, die sich an gemeinsamen Social-Media-Zielen orientieren (hierzu haben wir einen tollen Artikel geschrieben):
- Bauen sie die Markenbekanntheit auf:
Das Beobachten von Markenerwähnungen, Post-Reichweiten sowie Impressionen hilft Ihnen zu erkennen, wie viele Personen ihre Marke bereits kennen - Bauen Sie eine Community auf
Wenn Sie Likes, Engagement-Raten und Nutzer-Insights im Auge behalten, können Sie sehen, wie Ihr Kundschaftsstamm wächst und wie dieser auf Ihre Inhalte reagiert. - Erhöhen Sie den Service für Ihre Kundschaft
Verfolgen Sie Klickraten und Conversion-Rates, um festzustellen, ob Sie Leads sammeln und Verkäufe generieren. - Verbessern Sie den Service für Ihre Kundschaft
Indem Sie die Anzahl der erhaltenen Fragen und Ihre durchschnittliche Antwortzeit überprüfen, können Sie die Ergebnisse Ihres Help Centers besser beurteilen.
Wählen Sie einen geeigneten Zeitraum
Stellen Sie sicher, dass Sie ein geeignetes Datum für Ihre Reports wählen. Monatliche Zusammenfassungen sind für viele Unternehmen Standard, aber dieser Zeitrahmen wird möglicherweise nicht allen Ihren Report-Anforderungen gerecht. Vielleicht müssen Sie möglicherweise vierteljährliche Zusammenfassungen für das obere Management vorbereiten oder Kampagnen-Reports für bestimmte Projekte erstellen.
Definieren Sie die Social-Media-Plattformen
Entscheiden Sie als Nächstes, welche Social-Media-Plattformen in Ihren Report aufgenommen werden sollen. Wenn Sie einen monatlichen oder vierteljährlichen Standard-Report erstellen, möchten Sie vielleicht jede Plattform des Unternehmens angeben. Wenn Sie sich jedoch auf eine bestimmte Social-Media-Kampagne konzentrieren, werden Sie nur ausgewählte Plattformen hervorheben wollen.
Beginnen Sie mit einem Standard-Social-Media-Report
Benötigen Sie einen Standard-Report? Erstellen Sie ganz einfach einen Bericht mit nur wenigen Klicks – insbesondere bei Verwendung eines Tools wie Agorapulse. Wählen Sie zunächst eine Plattform und den Zeitrahmen aus und exportieren Sie dann den Social-Media-Report im PDF- oder CSV-Format. Beim Erstellen von Social-Media-Reports können Ihnen natürlich eine Reihe von Tools unter die Arme greifen, wir möchten Ihnen dies allerdings am Beispiel unseres Tools kurz erklären.
Sie erhalten einen umfassenden Report, der Ihrem Team eine Momentaufnahme über das Userwachstum, das Engagement und die Fortschritte der Markenbekanntheit verschafft, die Sie während der von Ihnen definierten Zeitspanne gemacht haben.
Wenn Ihr Social-Media-Team nur bestimmte Metriken benötigt, erstellen Sie eine Zusammenfassung, indem Sie einen Social-Media-Report mit ausgewählten Daten als pdf exportieren.
Sie können z.B. folgende Metriken einfügen:
- Account-Wachstum
- Demografie der Nutzer:innen
- Impressionen
- Top-Content
- Engagement
- Community-Management
- Beste Zeiten und beste Arten von Inhalten für die Veröffentlichung
Verwenden Sie Power-Reports
Sie benötigen komplexere Berichte, die Kampagnen auf mehreren Social-Media-Plattformen darstellen? Hierfür gibt es bei Agorapulse die Power-Reports, die Sie jederzeit zu Ihrem Paket hinzubuchen können.
Sie können benutzerdefinierte Berichte mit Metriken aus ein bis fünf Social-Media-Profilen erstellen, zusammengefasste Diagramme analysieren und die Reports speichern. Zudem können Sie Ihre Social-Media-Reports auch automatisch jede Woche oder jeden Monat versenden und Vergleichszeiträume definieren. So sehen Sie und die Empfänger:innen des Social-Media-Reports, wie sich Ihre Social-Media-Aktionen entwickelt haben. Sie sparen sehr viel Zeit, wenn Sie Ihre Reports einmal erstellen und dann automatisiert versenden.
Wählen Sie “Report erstellen”, um eine Zusammenfassung zu bekommen, die alle relevanten Social-Media-Profile enthält.
Wählen Sie bis zu fünf Social-Media-Profile aus, die Sie darstellen möchten. Filtern Sie dann die individuellen und zusammengefassten Daten heraus, die Sie einbeziehen möchten, z. B. Nutzer-Insights, Inhaltszusammenfassungen und Community-Management.
Geben Sie Ihrem Social-Media-Report einen Namen, damit Sie ihn speichern und jedes Mal, wenn Sie Ihr Team updaten möchten, darauf zurückgreifen können. Wenn Sie Ihre Reports lieber automatisch erhalten möchten, aktivieren Sie die wöchentliche oder monatliche Report-Funktion. Exportieren Sie Ihren Power-Report anschließend, damit Sie ihn auch mit Ihrem Team teilen können.
Tiefgehende Social-Media-Reports benötigen zusätzliche Kennzahlen
Wenn Ihre Stakeholder einen ausführlichen Report benötigen, fügen Sie Ihrer Zusammenfassung unbedingt weitere Daten hinzu. Vielleicht möchten Sie detaillierte Metriken für jeden Beitrag haben, damit Sie wissen, wie Ihre Nutzer:innen auf Ihren Inhalt reagiert haben.
Um Content-Reports zu erstellen, exportieren Sie einen Content-Performance-Data-CSV. In diesem Bericht erhalten Sie eine sortierbare Liste aller Beiträge, die Sie während des Zeitraums veröffentlicht haben, zusammen mit Reichweite, Klicks und aktiven Usern für jeden Beitrag.
Sie können auch die eigenen Analysefunktionen jeder Social-Media-Plattform verwenden, um detaillierte Reports zu erstellen. Jede Plattform (Facebook, Twitter, Instagram, und LinkedIn) stellt detaillierte Daten zur Verfügung. Facebook-Insights gibt beispielsweise Aufschluss über die Quellen Ihrer Likes, die Häufigkeit, mit der die Plattform Ihre Inhalte an die Follower weitergegeben hat und die Anzahl der Viewer, die Ihre Videos in unterschiedlicher Länge angesehen haben.
Vergleich mit Konkurrenten
Behalten Sie Ihre Konkurrenten im Auge, insbesondere wenn Sie sich zum Ziel gesetzt haben, ihren Mitstreitern in Sachen Userwachstum, Engagement oder Post-Frequenz immer einen Schritt voraus zu sein.
Um diese Informationen in Ihre Social-Media-Reports aufzunehmen, ziehen Sie die Daten manuell mit einer eigenen Social-Media-Analyse heran oder verwenden Sie ein Tool eines Drittanbieters. Mit Agorapulse können Sie die Metriken eines ausgewählten Facebook-Konkurrenten auch einfach zu Ihrem “Selected-Data”-Report” hinzufügen.
Haben Sie einen Blick auf ihr Team
Die Arbeit Ihres Teams beeinflusst die Social-Media-Performance natürlich maßgeblich. Aufgrund dessen sollten Sie ebenso Teamdaten in Ihre Reports aufnehmen. Beispielsweise könnten Sie die durchschnittliche Antwortzeit Ihres Teams oder die Anzahl der Antworten auf Nachrichten, die Ihr Team gepostet hat, messen. Um eine vollständige Team-Zusammenfassung zu erhalten, fügen Sie Ihrem Report Community-Management-Kennzahlen (hierzu haben wir ein tolles Interview mit Franziska Hendreschke geführt) hinzu.
Fügen sie benutzerdefinierte Details hinzu
In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise auch benutzerdefinierte Daten zu Ihren Social-Media-Reports hinzufügen, damit Sie über KPIs berichten können, die für Ihr Team von Bedeutung sind. Außerdem könnte es sein, dass Sie Social-Media-Budgets, Conversion-Werte oder Website-Analysen einbeziehen müssen.
Um diese zusätzlichen Informationen aufzunehmen, fügen Sie Ihrem PDF-Report zusätzliche Seiten hinzu oder exportieren Sie alle Ihre Metriken als CSV, damit Sie sie nach Bedarf sortieren und formatieren können. Diese “Power Reports” kann man sogar alles als pptx exportieren, das macht es besonders leicht zusätzliche Folien/Slides einzufügen.
Integrieren Sie Kommentare und Insights
Nachdem Sie die Daten analysiert haben, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Berichte zu verfeinern. Ihr erfahrenes Social-Media-Marketing-Team braucht vielleicht nur knappe kurze Kommentare, um zu verstehen, welche Fortschritte Sie auf dem Weg zur Zielerreichung gemacht haben. Das Management Ihres Unternehmens oder das Klientel Ihrer Agentur benötigen jedoch möglicherweise mehr Kontext, um die Ergebnisse zu verstehen.
Fügen Sie nach jedem Abschnitt Ihres Social-Media-Reports eine zusätzliche Seite mit Gliederungspunkten hinzu, auf der die wichtigsten Schlüsselfaktoren zusammengefasst sind. Erinnern Sie Ihre Ansprechpartner daran, welche Ziele mit welchen Metriken einhergehen, damit jeder weiß worauf der Fokus liegt.
Heben Sie im Social-Media-Report Ihre Erfolge hervor
Warum sollten Sie die besten Nachrichten in der Mitte Ihres Reports verstecken, wenn Sie sie auch zu Beginn erwähnen können? Wenn Sie Ihre Ziele um ein Vielfaches übertroffen haben, beginnen Sie Ihre Zusammenfassung mit einer Seite, die ausschließlich diesen Highlights gewidmet ist. Können Sie große Fortschritte im Bereich Markenbekanntheit, Community-Building, Conversions oder Kund:innenservice vorweisen? Dann berichten Sie gleich am Anfang über diese Erfolge und bauen anschließend den Rest Ihres Berichtes darauf auf. Die Erfolgsmessung Ihrer Social-Media-Aktivitäten ist unabdingbar.
Reflektieren Sie Probleme, seien Sie ehrlich
Nicht jeder Social-Media-Report erzählt seitenweise Erfolgsgeschichten. Anstatt Probleme zu beschönigen, filtern Sie die Bereiche heraus, in denen Sie Ihre Ziele verfehlt oder Misserfolge zu beklagen haben. Geben Sie eine kurze Erklärung dessen, was passiert ist und warum. Schildern Sie dann Ihre Ideen und Vorschläge, die Ihnen bei der Verbesserung bestimmter KPIs während des nächsten Zeitabschnittes oder der nächsten Kampagne helfen werden.
Zeigen Sie, welchen Einfluss Social Media auf den Unternehmenserfolg hat
Ihre Social-Media-Reports können nicht nur Ihre Gewinne und Verluste aufzeigen. Sie können auch den exakten Wert angeben, den Ihre Social-Media-Aktivitäten bieten. Unsere US-Kolleg:innen haben einen informativen Artikel zu “Social-Media-ROI berechnen” verfasst. Weisen Sie Kennzahlen wie aktive User, Link-Klicks und Werbekosten pro tausend Impressions (CPM) entsprechenden Werten zu. Wie das mit Agorapulse und nur wenigen Klicks funktionieren kann, erfahren Sie auf unserer Feature-Seite.
Erstellen Sie anschauliche Reports
Social-Media-Reports müssen nicht nur wie ein Zahlenchaos aussehen. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um Abbildungen und Diagramme einzufügen. Diese grafischen Elemente verleihen einem ansonsten schwarz-weißen Report einen Farbtupfer und wecken visuelles Interesse.
Anschauliche Berichte können Ihrem Chef oder Ihrer Kundschaft in einer verständlichen Art und Weise dabei helfen, Ihre Ergebnisse zu bewerten, Muster zu erkennen und Wachstum auf eine sinnvollere Art und Weise zu definieren.
Verleihen Sie Ihrem Social-Media-Report eine persönliche Note
Bevor Sie Ihren Report einreichen oder verschicken, vergessen Sie nicht diesen zu kennzeichnen. Fügen Sie Ihr Firmen- oder Agenturlogo und Ihren Namen hinzu, bevor Sie das Dokument exportieren. Ihr umfassender und personalisierter Social-Media-Reports ist jetzt fertig für den Versand und wird mit Sicherheit Wertschätzung finden.
Sollten Sie also gerne mal testen wollen, wie ein Social-Media-Report aufgebaut und verschickt wird, können Sie das jederzeit – natürlich kostenfrei! Dazu einfach mit unseren Produktexpert:innen eine Tool-Tour buchen und im Anschluss mit wenigen Klicks in die Reporting-Sektion unserer Software eintauchen.
